IT Asset Disposition (ITAD) voor zakelijke hardware

IT Asset Disposition is het gecontroleerd afvoeren van zakelijke IT-hardware, met dataverwijdering, verwerking en rapportage in één keten. Wij begeleiden dat traject voor bedrijven in Nederland en België. Wij kopen uw computers en werkplekhardware op, zodat de restwaarde terugkomt in plaats van verdwijnt.

Wat is IT Asset Disposition?

IT Asset Disposition, afgekort ITAD, is het proces waarmee een organisatie afgeschreven IT-hardware afvoert zonder dataverlies en zonder onnodig waardeverlies. Het omvat inventarisatie, dataverwijdering per datadrager en hergebruik of verwerking via gecertificeerde partners. Daar komt een rapportage bij waarmee u kunt aantonen wat er is gebeurd.

In de praktijk begint zo’n traject zelden bij het onderwerp zelf. Het begint bij een hardware-refresh, een migratie van on-premises naar de cloud, het opheffen van een serverruimte, een leaseretour of een kantoor dat dichtgaat omdat iedereen thuis werkt. De apparatuur moet het pand uit, de data mag er niet uit, en er moet iets tegenover staan.

Het verschil tussen ITAD en IT lifecycle management

IT lifecycle management gaat over de volledige levensduur van apparatuur, dus inkoop, uitrol, beheer, onderhoud en afvoer. IT Asset Disposition is alleen die laatste fase, het moment waarop apparatuur de organisatie verlaat. Wij doen alleen die fase, van inventarisatie tot rapportage en uitbetaling; de verwerking regelen wij via gecertificeerde partners.

Voor inkoop, uitrol en dagelijks beheer bent u bij uw eigen leverancier of beheerpartij beter geholpen. Wie de hele keten levert, verdient zijn geld meestal aan het beheer en niet aan de afvoer. Bij ons is de restwaarde het uitgangspunt en geen sluitpost.

Het ITAD-proces in zes stappen

Een ITAD-traject bestaat bij ons uit zes stappen:

1. Inventarisatie en taxatie. U stuurt een lijst of wij inventariseren op locatie. U krijgt binnen 24 uur een taxatie.
2. Ophalen. Wij halen op door heel Nederland en België. Bij grotere partijen nemen wij de transportkosten voor onze rekening.
3. Testen en beoordelen. Elk apparaat wordt getest en krijgt een cosmetische en functionele beoordeling.
4. Dataverwijdering per datadrager. Elke drager wordt gewist of vernietigd, met vastlegging per drager.
5. Hergebruik of verwerking. Wat waarde heeft gaat opnieuw de markt in. De rest gaat naar verwerking via gecertificeerde partners.
6. Rapportage en uitbetaling. U ontvangt het wisrapport, de auditgegevens en de afrekening.

Bij een recente opdracht van 94 assets lag het wisrapport er ongeveer twee weken na ontvangst. Alle 53 datadragers stonden erin verantwoord.

Wat er per apparaat wordt vastgelegd

Per apparaat leggen wij vast welke datadrager erin zat en met welke methode die is gewist. Daarbij staat hoe lang het duurde en of het gelukt is. Het wissen gebeurt via onze gecertificeerde partners. Welke methode en norm van toepassing is, hangt af van de opdracht, het type datadrager en de uitvoerende partner. Dat kan NIST SP 800-88 zijn of IEEE 2883-2022. Onze partners werken met software als Blancco en Certus. Beide normen kennen twee varianten: Purge is de zwaardere en Clear de lichtere.

Welke norm, welke software en welke variant er is gebruikt, staat per drager in het rapport bij uw certificaat. In de opdracht hierboven ging het bijvoorbeeld om 53 datadragers, gewist volgens IEEE 2883-2022 met Blancco Drive Eraser: 40 met Purge, 11 met Clear en 2 via de wisfunctie van Apple iOS. Alle 53 zijn geslaagd. Wat er daarna in uw vernietigingscertificaat terechtkomt, staat tot op het veld beschreven.

Hoe de keten aantoonbaar blijft

Elke overdracht wordt vastgelegd: het ophalen op uw locatie, het vervoer, en de laatste handeling per datadrager. Dat is wat chain of custody in de praktijk betekent: niet een belofte, maar een reeks momenten die u achteraf kunt controleren.

Ophalen gebeurt door onze vaste vervoerder Focus Koeriers, met chauffeurs die een Verklaring Omtrent het Gedrag hebben. Bij opdrachten met gevoelige bedrijfsinformatie kan het vervoer verzegeld worden uitgevoerd, met vastlegging van het moment en de locatie van verzegeling. Dat gaat op verzoek en er kunnen kosten aan verbonden zijn, afhankelijk van de omvang van de opdracht.

Wat een partij oplevert en wat niet

Wat een partij hardware oplevert hangt af van type, generatie, configuratie en staat. Een deel van elke partij levert niets op.

De beoordeling is daarom tweeledig. Cosmetisch loopt de schaal van C1 tot C5, waarbij C1 beschadigd is en C5 zeer goed. Functioneel is er één drempel: F3 als alle kernfuncties werken, anders afgekeurd. In een partij van 94 assets bleken 39 kaartlezers en 2 printers na het testen allemaal beschadigd en niet-werkend. Die zijn apart verwerkt en niet meegeteld in de opbrengst.

Een voorbeeld van de andere kant. Na een overname troffen wij bij een klant ruim 100 zakelijke Extreme Networks access points aan. Een groot deel was gebruikt, maar er zaten ook nieuwe exemplaren in de originele verpakking tussen. Twaalf bleken na testen te zwaar beschadigd om als gebruikte apparatuur verder te kunnen. Ondanks die uitval bracht de partij de klant ongeveer 7.700 euro op. Voor hem was het een bijzaak bij de overname.

Wat vragen de AVG en de WEEE bij het afvoeren van hardware?

Onder de AVG blijft uw organisatie verwerkingsverantwoordelijke voor de data op die hardware, ook nadat de apparatuur is opgehaald. Daarom is de vastlegging per datadrager geen formaliteit maar uw bewijsstuk.

Voor de fysieke verwerking geldt de WEEE-regelgeving. Wij werken daarvoor met partners die WEEELABEX-gecertificeerd zijn, de Europese norm voor de verwerking van elektronisch afval. Valt uw organisatie onder de NIS2-wetgeving, dan komt daar een documentatieplicht bij die verder gaat dan een factuur van een inzamelaar.

IT Asset Disposition aanvragen

Stuur een lijst van de apparatuur die weg moet, met type en aantal. U krijgt binnen 24 uur een taxatie en een voorstel voor het ophalen. Weet u niet precies wat er staat, dan inventariseren wij op locatie.

Taxatie aanvragen

Veelgestelde vragen over IT Asset Disposition

Wat kost IT Asset Disposition?

Wat IT Asset Disposition kost, hangt af van de restwaarde in de partij hardware. De kosten van ophalen, wissen en rapporteren komen uit de marge op die restwaarde. In een recente opdracht stonden de datavernietiging en de volledige audit daarmee op nul euro voor de klant. Heeft de apparatuur geen restwaarde, dan maken wij vooraf een aparte afspraak.

Wat is het verschil tussen ITAD en IT-recycling?

Het verschil is de restwaarde. Bij IT-recycling wordt apparatuur verwerkt tot grondstof, terwijl ITAD eerst kijkt wat er nog verkocht kan worden en pas daarna verwerkt. Onze pagina over IT-recycling met certificaat gaat over de verwerkingskant.

Welke norm gebruikt u voor het wissen van data?

Het wissen loopt via gecertificeerde partners, die werken volgens NIST SP 800-88 of IEEE 2883-2022, met software als Blancco en Certus. Beide normen kennen Clear en Purge; welke variant passend is, hangt af van het type drager. De gebruikte norm, software en methode staan per drager op het certificaat.

Haalt u ook defecte apparatuur op?

Ja, wij nemen ook defecte en end-of-life-apparatuur mee. Het verkoopbare deel en de rest gaan zo in één keer weg, zodat er geen restant blijft staan. Apparatuur zonder restwaarde gaat naar verwerking via gecertificeerde partners.

Werkt u ook in België?

Ja, wij halen apparatuur op in Nederland en België. De werkwijze is in beide landen gelijk, inclusief de vastlegging per datadrager en het certificaat. Ook daar geldt dat wij bij grotere partijen de transportkosten voor onze rekening nemen.